Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza, a partire dal 6 giugno 2014, non possono più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. La stessa disposizione si applicherà, dal 31 marzo 2015, ai restanti enti nazionali e alle amministrazioni locali. Inoltre, a partire dai tre mesi successivi a queste date, le Pubbliche Amministrazioni (PA) non potranno procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica.
L’obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato è stato introdotto dalla legge Finanziaria 2008, che ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), sistema informatico di supporto al processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie
Per tutte le operazioni correlate alla fatturazione elettronica, il contribuente può avvalersi di un intermediario, come il dottore commercialista.
Cos'è la Fattura Elettronica
E' una fattura emessa ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 che ha le seguenti caratteristiche:
Gli utenti coinvolti nel processo di fatturazione elettronica sono:
In sintesi, le operazioni che l’Operatore Economico deve svolgere sono:
L’obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato è stato introdotto dalla legge Finanziaria 2008, che ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), sistema informatico di supporto al processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie
Per tutte le operazioni correlate alla fatturazione elettronica, il contribuente può avvalersi di un intermediario, come il dottore commercialista.
Cos'è la Fattura Elettronica
E' una fattura emessa ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 che ha le seguenti caratteristiche:
- il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo uno specifico formato. Questo formato è l'unico accettato dal Sistema di Interscambio;
- l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;
- la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni.
Gli utenti coinvolti nel processo di fatturazione elettronica sono:
- gli operatori economici, cioè i fornitori di beni e servizi verso le PA, obbligati alla compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e all’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge;
- le Pubbliche Amministrazioni, che devono effettuare una serie di operazioni collegate alla ricezione della fattura elettronica;
- gli intermediari (banche, Poste, altri intermediari finanziari, commercialisti, imprese ICT, altri), vale a dire soggetti terzi ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione/trasmissione della fattura elettronica e per l’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge. Possono servirsi degli intermediari anche le PA per la ricezione del flusso elettronico dei dati e per l’archiviazione sostitutiva.
In sintesi, le operazioni che l’Operatore Economico deve svolgere sono:
- Predisposizione della Fattura: ogni fattura, o lotto di fatture, costituisce, per il Sistema di Interscambio, un file predisposto secondo il formato della FatturaPA. Il singolo file, oppure più file singoli, possono essere racchiusi in un file compresso, in formato zip, cioè in un file archivio. Dopo aver preparato il file, esso deve essere “nominato” in maniera opportuna affinché possa essere accettato dal Sistema di Interscambio
- Firma della Fattura: ogni file FatturaPA trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere firmato dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata. La firma è necessaria in quanto garantisce l’integrità delle informazioni contenute nella fattura e l’autenticità dell’emittente. Il Sistema di Interscambio ammette esclusivamente i formati di firma CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) e XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures);
- Inviare la Fattura: il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio da web, con Posta Elettronica Certificata (PEC) oppure tramite altri servizi (SDICoop, SDIFTP o SPCoop);
- Gestione delle ricevute: colui che emette o trasmette un file FatturaPA ha la possibilità di visionare tutti i file messaggio che documentano lo stato del proprio file presso il Sistema di Interscambio;
- Conservazione sostitutiva: restando invariati eventuali obblighi di registrazione, la conservazione delle fatture elettroniche deve essere effettuata entro 15 giorni dal ricevimento o emissione e per 10 anni, nella medesima forma con cui la fattura elettronica è stata trasmessa. Le fatture PA sono corredate dalle ricevute di presa in carico e accettazione del Sistema di Interscambio (SDI), che è il sistema di Sogei che accentra le fatture elettroniche e le instrada verso le PA destinataria. Queste ricevute sono documenti informatici a valore legale e vanno conservate insieme alla fattura. Oltre a queste, nei casi in cui il colloquio con lo SDI avvenga a mezzo PEC, potrebbero esserci anche le ricevute del sistema di PEC da conservare insieme alla fattura. Si evidenzia però che l’obbligo formale di conservazione sostitutiva riguarda le fatture e non anche le notifiche.
